تعد عملية الجرد ومراقبة المخزون من أهم العمليات التي يجب القيام بها في الشركة، وهي عملية حيوية، إذ يتم الكشف فيها عن صحة المخزون في الأوراق المحاسبية، ومعرفة الوارد والصادر من المالية للشركة، إذ أن المخزون ( بأقسامه ) يمثل رأس مال الشركة وأصولها الثابتة، وهذا يعكس أهمية وجود محاسب مراقبة مخزون لشركتك، ليقوم بالإشراف على حركة المخزون، ومراقبته.

تعتمد مهام محاسب مراقبة المخزون ومراقبة الجرد على عدة ركائز أساسية:

• تسجيل ومراجعة أذون الصرف وأذون التوريدات والإضافة
• مطابقة أرقام المخزون الفعلية مع الأرقام الدفترية
• تحديد الطريقة الأنسب للجرد حسب حجم الشركة ومجال عملها

ولهذا يعد وجود محاسب مراقبة مخزون من أساسيات بناء مشروع سليم وناجح ومستقر ماليا.

تنقسم عمليات الجرد ومراقبة المخزون حسب نوع المخزون إلى:

• المخزون من المواد الخام: وهي المواد الأولية لتصنيع منتجات الشركة.
• المخزون من المكونات: وهي الموارد التي تمر بعملية التصنيع من المواد الخام إلى الشكل النهائي للمنتج.
• المخزون قيد المعالجة: وهي المنتجات التي يتم معالجتها للإطلاق.
• المخزون من السلع تامة الصنع: وهي المنتجات النهائية من عملية التصنيع.

وعلى هذه المحاور يقوم محاسب مراقبة مخزون الشركة بالجرد لمطابقة الأرقام الحقيقية والدفترية معا للوقوف على العدد النهائي للمخزون في الشركة.

وظائف الجرد ومراقبة المخزون:

تتعدد وظائف الجرد، ولكنها تنقسم إلى أربع محاور رئيسية:

• تحديد كمية الطلب من مخزون ما، لضمان استمرارية الامداد للطلب عن طريق توفر كميات أكبر، أو تقليل الكميات المصنعة من مخزون آخر، مما يتبعه تقليل تكلفة وزيادة معدل البيع.
• فصل إمدادات الشركة عن الموردين، وتأمين كميات مناسبة من الخام لضمان عدم التوقف في حال حدوث أمر غير متوقع.
• الاستفادة من خصومات الكميات في حال الطلب الكبير على مخزون ما.
• أخذ الحيطة من التضخم أو ارتفاع الأسعار عن طريق تأمين كميات مناسبة للمخزون لتسهيل عمليات التدرج في التسعير.

يقوم محاسب مراقبة مخزون الشركة بوضع رؤيته في توفير مخزون ما استنادا على الأرقام التي يقوم بتحصيلها أو أخذها من بيانات وتقارير البيع الشهرية والسنوية، ومعرفة المخزون الراكد والمخزون المتحرك، ويقوم بتوجيه أنظار متخذي القرار في الشركة إلى أهمية توفير كميات كبيرة من المخزون صاحب الدورة الأقصر في المدة. ينقسم الجرد إلى مرحلتين:

1. جرد مرحلي: وهو جرد ومراقبة المخزون بشكل مرحلي للوصول إلى تجميع أدلة المراجعة، وضمان صحة أرصدة الحسابات، ولا يحتاج الجرد المرحلي إلى تعطيل أي عملية من عمليات الشركة الداخلية، إنتاجية أو بيعيه.
2. جرد سنوي: وهو جرد ومراقبة المخزون بشكل سنوي بهدف الوصول إلى ضمان صحة الأرصدة ومطابقتها مع التقارير المالية السنوية، ويحتاج الجرد السنوي إلى توقف عمليات الإنتاج والبيع إلى حين الانتهاء من عملية الجرد.

تقوم الان منصة إتقان المحاسبية بتوفير ميزات الجرد المرحلي والسنوي عن طريق محاسب مراقبة مخزون كفء لإدارة عملية الجرد وحصر المخزون، وتقديم التقارير النهائية عن المخزون في الشركة، ومزامنة معلومات الجرد الفعلية مع الأرقام والمعلومات الدفترية لدى الشركة، لتسهل على الشركات الصغيرة والمتوسطة عملية الجرد عن طريق خبرات وثقات لدى إتقان.

تقدم إتقان خدمة الجرد ومراقبة المخزون بشكل احترافي ودقيق عن طريق تحليل المخزون وكتابة التقارير المفصلة عنه مثل:

• تقرير الوحدات المعيوبة أو التالفة
• تقرير التغير في حجم المخزون
• تقارير إدارة التوريد واتجاهات المخزون
• تقرير حول اقتراحات في منهجية التوريد وتقليل التكاليف

يقوم أيضا محاسب مراقبة مخزون من إتقان بوضع تصور حول تحليل المخاطر وحماية المخزون عن طريق:

• تحديد أوجه القصور في حماية ومراقبة المخزون.
• استحداث وانشاء الحلول التي تساعد في حماية المخزون وتقليل التلفيات
• تحليل مسببات الخسارة أو التلف للمخزون 
• استحداث طرق للحد من الخطورة ولزيادة رفع كفاءة إجراءات الحماية.

إن منصة إتقان تهتم جدا بعملية الجرد ومراقبة المخزون كونها عملية أساسية ودعامة ثابتة لمعرفة اتجاهات الشركة، وتحليل الأعداد التي يجب الاهتمام بها في المخزون وزيادتها، وتقليل تكاليف المخزون الراكد، ومنع تلف أو هدر مخزون بكل الطرق الممكنة، وتهتم كثيرا بالخدمات التي تقدمها وممثلي الخدمات، لذلك محاسب مراقبة مخزون إتقان من أهم الركائز التي نقوم بتدعيمها. في إتقان نعمل دائما من أجل أن نصل إلى الريادة مع شركاء النجاح الذين يستفيدون من خدماتنا.

لماذا يتم جرد المخزون

الجرد ومراقبة المخزون من أهم الأشياء الضرورية التي يهتم بفعلها جميع أصحاب المشاريع التجارية على وجه عام، وتعد عملية الجرد ومراقبة المخزون من المهام الشاقة والتي تستغرق وقت ومجهود كبير على العماله والموظفين، نظراً لعدم حدوث أي تلاعب في عملية الجرد، وكلما كان النشاط التجاري متعدد الأفرع كلما زاد المجهود الخاص بالجرد ومراقبة المخزون. والبعض لا يدري أهمية جرد المخزون بشكل دوري ومستمر في المحلات والمطاعم والشركات المختلفه لبعض الأنشطة التجارية لذلك سنوضح لكم في هذه الفقرة “لماذا يتم جرد المخزون” وأهميته بالنسبة لصاحب العمل:

• جرد المخزون يمكن مدير المشروع وصاحب العمل من معرفة نسبة المبيعات على مدار عدد أشهر محدد.
• الجرد يساعد على حصر البضائع التالفة من البضائع الصالحه واستبعاد التالف أو الذي أوشك على انتهاء الصلاحية.
• عملية الجرد تساعد على كتابه التقرير السنوي بشكل منظم وبنتائج وأرقام صحيحه.
• الجرد يحدد أماكن النقص وعناصر الاحتياج في البضائع للاستفادة منها في الشهور التالية.
• جرد المخزون يساعد في تصنيف العناصر والبضائع الأكثر مبيعاً بين العملاء، وكذلك البضائع الأقل مبيعاً في الأسواق.
• عمليات الجرد المستمر تساعد مديري المشروعات في اتخاذ القرارات المالية الصحيحه بشأن البضائع والمبيعات.
• الجرد يحدد مهام عمل قسم الإنتاج وكذلك يساعد في انتاج عروض وتخفيضات على بعض المنتجات المتوفرة بشكل كاف داخل المخازن بدلاً من أن تتلف.
• جرد المخزون يساعد في معرفة قدرات وخبرات مهام فريق العمل في كل فرع على حده بناءاً على نسبة المبيعات والانتاج.

هذه هي أهم النقاط التي تدفع الجميع لإتمام عملية جرد المخزون، ولكن بالطبع الجرد اليدوي بالطرق التقليديه يهدر الوقت والمال بالإضافة أن نتائجه تكون غير دقيقة،لذلك أنت بحاجه لمساعد الكتروني يساعدك في عمليات جرد المخزون بشكل صحيح ونتائج دقيقة.

كيف اعمل جرد سنوي

الجرد ومراقبة المخزون من الأشياء التي يمكن أن تتم بشكل شهري أي كل ثلاثة أشهر أو تتم بشكل سنوي في حال كان يرغب صاحب العمل بإتمام عملية الجرد بشكل سنوي في نهاية كل عام، لحصر المنتجات المتوفرة داخل المخازن. و تتم عملية الجرد السنوي من خلال منصة وبرنامج إتقان المحاسبي بشكل منظم ودقيق وعن طريق استخدام البرنامج بطريقة الكترونية دون الحاجه للمزيد من العماله والموظفين ودفع رواتب باهظة. حيث يقوم برنامج إتقان بحصر المنتجات المتوفرة داخل الافرع بشكل تلقائي وتحديد المنتجات الاكثر مبيعاً، بالإضافة إلى جرد المنتجات التالفة أو منتهية الصلاحية بناءاً على تواريخ الإنتاج المدونة على كل منتج. وبهذا تتم عملية الجرد السنوي بسهولة ويسر من خلال استخدام برنامج إتقان المحاسبي.