مع تطور الزمن ولمواكبة التكنولوجيا انتشرت مصطلحات الفواتير الإلكترونية بين التجار، وقد توجه العديد من ممولي المشاريع إلى تلك المنظومة الجديدة واللجوء لعالم التعاملات الرقمية المتطورة والتطرق الى نظام الفواتير الإلكترونية وكيفية تطبيقها. و لكن مازال هذا النظام يخفي الكثير من الخبايا من تفاصيل مهمة على مستخدميه كطرق الإشتراك و خصائص الأمان مما جعل العديد يتساءل ما هو نظام الفواتير الإلكترونية ؟ و قبل التطرق إلى نظام الفواتير الإلكترونية وكيفية تطبيقها يجب أن نتعرف على مفهوم الفواتير الإلكترونية بوجه عام أو ما يعرف بالوثائق الرقمية أيضاً.

تعريف نظام الفواتير الإلكترونية؟

هي وثيقة رقمية موحدة تستخدم لإثبات عملية بيع وشراء السلع المختلفة، تلك الوثيقة الرقمية يعترف بها في مصلحة الضرائب و لكن يتسأل الكثيرون هل تلك الوثيقة تحتاج الى توقيع كما الحال في الوثائق الورقية الأخرى؟ و هل لهذه الوثائق ضمانات لحفظ الحقوق ودواعي الأمان والخصوصية ؟ نجد الإجابة تتلخص في التالي أنه بالفعل تلك الفواتير الإلكترونية لها صحة توقيع (كما إمضاء البنوك) لمنع التزييف و لضمان الحقوق وبذلك فهي أمان وتمنح درجة خصوصية عالية لمستخدميها . يعتبر نظام الفواتير الإلكترونية جديد في الشرق الأوسط، كما تعد مصر من أولى الدول التي طبقت هذا النظام

خدمات الفواتير الإلكترونية

من الخدمات الهامة التي تقدمها الفواتير الإلكترونية أنها تتيح الآتي:

• سهولة الفحص الضريبي وتبادل البيانات.
• الحفاظ على السجلات من التلف وعدم ضياعها مع مرور الوقت.
• إنخفاض التكاليف و تساعد في تنظيم أعمالك مع زيادة نسب مبيعاتك.
• القضاء على أي نشاط إقتصادي غير موثق وغير رسمي.
• تخفيف الأعباء في الكتابة.

نموذج الفواتير الإلكترونية

نجد أن جميع نماذج الفواتير الإلكترونية الضريبية في بعض الأحيان تتشابه مع بعضها البعض من حيث البيانات المدخلة و لذلك تم تقسيم الفاتورة الى 3 أقسام رئيسية فنجد أول خانة بها معلومات أساسية عن بيانات البائع (التاجر) تتمثل في :

• اسم المؤسسة.
• عنوان الشركة.
• المدينة.
• البريد الإلكتروني.
• الرقم الضريبي لشركتك.
• صورة اللوجو الخاص بشركتك.

كما يأتي في القسم الثاني من الفاتورة الإلكترونية خانات عن بيانات المشتري مكونة من 5 خانات كالآتي:

• أسم المشتري.
• عنوان إقامته الحالي.
• المدينة التي يقطن بها.
• رقم الفاتورة الصادرة.
• تاريخ إصدار الفاتورة.

أما في القسم الثالث من الفاتورة الإلكترونية يأتي بها بيانات وصف المنتج والسعر قبل و بعد الضريبة كالآتي:

خانة الوصف (و بها يكتب أسم أو وصف المنتج).

• الكمية (وبها يكتب عدد القطع).
• السعر (سعر المنتج).
• الضريبة (tax).
• خانة السعر الإجمالي (سعر المنتج بعد إضافة الضريبة المستحقة).
• يمكن إضافة خانة الصافي (لحساب السعر بدون الضريبة).
• خانة المدفوع (العملة التي تم أخذها من المشتري).
• خانة المتبقي (إذا تم إعطاء العميل باقي).
• و يمكن إنشاء خانة تكتب فيها ملاحظات عند الشراء.

  ومع انتشار فكرة الفواتير الإلكترونية وتشعب المجالات التي تخدم ذلك المجال كان لازماً أن نجد هناك أكثر من نموذج للفواتير الإلكترونية سنتعرف إليها فيما يلي.

• نموذج فاتورة تجارية شاملة.
• نماذج عرض سعر لبعض الشركات.
• نموذج عرض اسعار مقاولات.
• نماذج فاتورة أتعاب لمكاتب المحاماة.
• نموذج إيجار سيارة.
• أسعار الحاسب الآلي.
• نموذج فاتورة أسعار مقاولات.
• نماذج إيجار سيارات.
• نموذج فاتورة إستيراد وتصدير.
• نماذج فواتير المبيعات للمحلات والمتاجر.

برامج الفواتير الإلكترونية

يحرص موقع إتقان لأنظمة المحاسبة على تقديم آخر ما توصلنا إليه من تطور في مجال برامج الفواتير الإلكترونية و الذي يقوم بربط مجموعة برامج بموقع مصلحة الضرائب و ذلك لمواكبة التطور في إصدار الفواتير الورقية إلى فواتير إلكترونية..  

ومن مميزات تلك البرامج هي:

تقوم بربط الفاتورة الإلكترونية مع موقع (مصلحة الضرائب) للشركات التي لا تملك برامج ليس لديها القدرة على الربط المباشر مع مصلحة الضرائب.

• القيام بعملية مراجعة على الفواتير، مع إظهار البيانات الناقصة قبل إرسالها لمصلحة الضرائب.
• ظهور رسائل تحذيرية يمكنها أن تكشف الملفات التي بها خطأ في رقم الملف الضريبي.
• إمكانية تعديل أو إلغاء الفواتير المرسلة و إرسالها مرة أخرى بعد التعديل.
• التزامن الدقيق بين البرامج التي يستخدمها (إتقان) وبين برامج مصلحة الضرائب في سرعة إرسال و إستقبال البيانات.

كيفية عمل الفاتورة الإلكترونية؟

  كما أوضحنا من قبل إن المجال الإلكتروني أصبح طفرة متطورة وأصبح من أهم الخطوات لمواكبة التطور والتخلص من المعاملات الورقية التي لها العديد من السلبيات، ولكن نظراً لحداثة هذا النظام أصبح العديد من الممولون يتسألون عن كيفية عمل الفاتورة الإلكترونية بالشكل الصحيح. فنجد من أول الخطوات الضرورية لعمل فاتورة إلكترونية موثقة هي إمكانية التسجيل الإلكتروني على موقع المنظومة التابعة لمصلحة الضرائب، وذلك يكون عن طريق 5 خطوات :  

• التسجيل على الموقع الإلكتروني للمنظومة.
• بدء عملية التطوير التقني وإرسال طلب على البريد الإلكتروني الخاص بالمنظومة.
• القيام بتسجيل حساب رقمي للممول.
• إمكانية تسجيل العديد من المفوضين الإضافيين.
• عملية إرفاق المستندات اللازمة لإتمام عملية التسجيل.وبعد تلك الخطوات تأتي خطوة رفع نسخ من المستندات لإتمام عملية التسجيل الإلكتروني و تعتبر تلك الخطوة هي الأساسية، ومن دونها لا يتم التسجيل ولا يمكن إنشاء الفاتورة الإلكترونية على الموقع بشكل سليم.

يتم تصوير تلك المستندات عبر أجهزة الماسح الضوئي (سكانر) قبل الرفع على موقع المنظومة.

إليكم المستندات المطلوبة:

• صورة معتمدة من طلب التفويض بإسم الشركة المراد إستخراج فاتورة إلكترونية لها.
• يجب أن يكون ذلك الطلب أعلاه مدون عليه توقيع بنكي صحيح.
• صور من بطاقة الرقم القومي (سارية).
• صورة من شهادة السجل الضريبي.
• صور البطاقة الضريبية.

في الخطوة الأخيرة من التسجيل يتلقى الشخص الممول رسالة بها تفاصيل موعد تسجيل الملف الرقمي الخاص بشركته، و من ثم وبعد إستلام الرسالة يتوجه إلى الجهة الحكومية التابعة له لتقديم أصول المستندات التي ارفقها على الموقع من قبل. واحياناً قد يتطلب التسجيل إدخال بعض البيانات الخاصة المفوض و بالشركة وهي كالآتي:

• رقم تسجيل الشركة.
• البريد الالكتروني الخاص بالشركة المسجلة.
• رقم هاتف الشركة.
• أسم المفوض ثلاثى.
• الرقم القومي للشخص المفوض.
• رقم هاتف المفوض الشخصي.
• البريد الإلكتروني الشخصي للمفوض.

تطبيق الفواتير الإلكترونية

يتساءل الكثير من الممولين متى يتم تطبيق الفواتير الإلكترونية؟ و الاجابة هي عندما يتم الإنتهاء من كافة الخطوات التي ذكرناها في هذا المقال بعد ذلك تستطيع أن تطبيق نظام الفواتير الرقمية و يمكنك الإستعانة بنا لفعل ذلك. في هذا المقال سنعرض عليكم في (إتقان) للخدمات المحاسبية المتكاملة طرق تطبيق الفواتير الإلكترونية بسهولة معنا في 6 خطوات فقط و هو يعتبر أهمية ضرورة الانضمام لنظام الفواتير الإلكترونية.

• تحقيق مبدأ العدالة الضريبية.
• تسهيل الإجراءات المستخدمة في إصدار الفواتير.
• توفير الوقت والجهد.
• رفع كفاءة الإدارة الضريبية.
• التكامل مع منظومة الضرائب الإلكترونية.
• بعد إتمام تكويد الأصناف يتم إصدار الفواتير الإلكترونية و إرسالها للضرائب بمنتهى السهولة بدون مجهود.

مع إتقان للنظام المحاسبي ابدأ أولى خطوات النجاح المتكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية الجديدة.